Från decentraliserad drift till en datadriven kontrolltorn-ERP

Plattformen byggdes för en hospitality-tjänsteleverantör som driver personal och managers inne på tredjepartsvenues (barer och restauranger). Personalen är anställd av leverantören—inte av venue—vilket kräver central kontroll trots fysisk spridning.

Lösningen blev ett enda system för: venue-setup, onboarding av manager/personal, veckoscheman, geo-validerad närvaro, overseer-first checklists, automatiserad lön, månadsvisa vinstdelningsavräkningar och live inventory via ett POS-liknande orderflöde.

Arbetsstyrkan var utspridd över många venues, och eftersom personalen inte tillhör venue skapades ett tydligt synlighetsproblem: det var svårt att verifiera närvaro, upprätthålla operativ disciplin och räkna ut kostnader samt intäktsdelning korrekt.

Samtidigt hade varje venue olika avräkningsmodeller, och verksamheten behövde rapportering stark nog för att omförhandla underpresterande avtal baserat på fakta—inte magkänsla.

Vi designade en fullstack-ERP som fungerar som ett kontrolltorn: varje venue, manager, personal, schema, närvarohändelse, order och avräkning hänger ihop i ett konsekvent flöde.

Systemet byggdes kring verkställbara regler: geo-fencad närvaro, manager-övervakning och automatiserad månadsavslutning så att ekonomi blir konsekvent och spårbar.

Närvaro blev bevisbar. Personal kan endast logga in/markera närvaro om de befinner sig inom en strikt radie från dagens tilldelade venue.

För att förhindra obevakat arbete införde vi overseer-first: manager måste logga in först och därmed bekräfta att övervakning finns på plats.

Vid manager-login visas en checklist-prompt som admins kan skapa och uppdatera i backend. Den säkerställer att utrustning, supplies och hygienstandard är uppfyllda innan passet startar.

Checklistan skapar återkommande disciplin över alla venues och kan användas vid kvalitetsuppföljning.

Varje medarbetare tilldelas kontraktstyp vid onboarding (tim- eller dagsbaserat). Motorn läser geo-validerade loggar, beräknar arbetstid och genererar månatliga löneutfall automatiskt.

Det tog bort repetitivt manuellt arbete och minskade fel från kalkylblad.

När en venue skapas anger admin vem som betalar vilka kostnader (venue vs leverantör) och konfigurerar vinstdelningsavtalet. Systemet stödjer tre modeller för att matcha verkliga kontrakt.

Vid månadsavslut räknas kostnader, moms, vinst och split mellan parter—med ett tydligt underlag för vad varje part är skyldig.

Vi byggde ett orderflöde för personal på golvet. Ordrar kan innehålla custom-mixar och smaker, och varje order drar automatiskt rätt kvantiteter från inventory.

Inventory stödjer både förbrukningsvaror (tobak/smaker) och icke-förbrukningsvaror (enheter/utrustning), vilket skapar full spårbarhet.

Rapportlagret byggdes för beslutskvalitet. Systemet producerar rapporter per venue, per anställd, per region samt för inventory—så ledningen kan förstå lönsamhet och operativ prestanda.

Insikterna används för att identifiera förlustaffärer, driva förbättringar och omförhandla avtal baserat på real data.

Genom att kombinera validerad närvaro, automatiserad lön, regelbaserad avräkning och realtidsinventory förändrades driften från manuell kontroll till mätbar styrning.

Kunden kan nu omförhandla venue-avtal tryggt, eftersom lönsamhet och prestation är transparent och försvarbar.