Gjør desentralisert hospitality-drift til et data-drevet kontrolltårn

Plattformen ble bygget for en hospitality-tjenesteleverandør som opererer i et stort nettverk av tredjeparts lokaler (barer og restauranter). Deres egne ansatte og managere jobbet inne i partnerlokaler, noe som gjorde drift fysisk desentralisert—men behovet for sentral kontroll var stort.

Løsningen ble et felles system for: oppsett av lokasjoner, onboarding av manager/staff, ukeplanlegging, geo-validert oppmøte, overseer-first sjekklister, automatisert lønn, månedlige profit-share oppgjør og live inventar via en POS-lignende bestillingsflyt.

Arbeidsstyrken var spredt over mange lokasjoner, med ansatte ansatt av leverandøren (ikke av lokalet). Det skapte et tydelig synlighetsproblem: det var vanskelig å verifisere oppmøte, sikre operasjonell disiplin og beregne månedlige kostnader og oppgjør korrekt.

Samtidig hadde hver lokasjon ulik oppgjørsmodell, og virksomheten trengte rapportering som var sterk nok til å kunne reforhandle kontrakter basert på reelle tall—ikke magefølelse.

Vi designet et fullstack ERP som fungerer som et kontrolltårn: hver lokasjon, manager, ansatt, plan, oppmøtehendelse, ordre og oppgjør henger sammen i en tenant-aware arbeidsflyt.

Systemet er bygget rundt håndhevbare regler: geo-fencet tilstedeværelse, manager-tilsyn og automatiske månedssluttberegninger slik at økonomien blir konsistent og etterprøvbar.

Oppmøte ble gjort bevisbart. Ansatte kan kun logge inn for oppmøte hvis de befinner seg innenfor en streng radius fra lokasjonens adresse/koordinater den dagen.

For å hindre usupervisert arbeid innførte vi en overseer-first flyt: lokasjonens manager må logge inn først for å bekrefte at tilsyn er på plass.

Ved manager-innlogging vises en sjekkliste-popup som kan opprettes og endres fra admin-backend. Den sikrer at utstyr, forbruksmateriell og hygiene er på plass før vakten starter.

Sjekklisten skaper repeterbar operasjonell disiplin på tvers av lokasjoner—og kan også revideres i ettertid ved behov.

Hver ansatt får kontrakttype ved onboarding (per time eller per dag). Lønnsmotoren leser geo-validerte oppmøtelogger, beregner arbeidstid og genererer månedlige lønnsresultater automatisk.

Dette fjernet repeterende manuelt arbeid og reduserte feil fra regneark og fragmentert registrering.

Når en lokasjon legges til, setter admin hvem som betaler hvilke kostnader (lokasjon vs leverandør) og konfigurerer profit-share avtalen. Systemet støtter tre modeller som matcher reelle kontrakter.

Ved månedsslutt beregner motoren utgifter, MVA, fortjeneste og fordeling mellom lokasjon og leverandør—med et tydelig oppsett av hva hver part skylder.

Vi bygde en bestillingsflyt for ansatte på gulvet. Bestillinger kan inkludere egne miks/varianter, og hver ordre trekker automatisk riktige mengder fra lageret.

Inventar støtter både forbruk (f.eks. tobakk/smaker) og ikke-forbruk (f.eks. betalingsenheter/utstyr), som gir full sporbarhet.

Rapporteringslaget ble designet for beslutninger. Systemet lager lokasjons-, ansatt-, region- og inventarrapporter som gjør det mulig å forstå lønnsomhet og operasjonell ytelse.

Innsikten brukes til å identifisere tapslokasjoner, forbedre drift og reforhandle avtaler basert på sanntids lønnsomhetsdata.

Ved å kombinere validert oppmøte, automatisert lønn, strukturerte oppgjørsregler og sanntids inventar, endret ERP-et driften fra manuell oppfølging til målbar kontroll.

Kunden kan nå reforhandle lokasjonsavtaler med høy tillit, fordi lønnsomhet og ytelse er transparent og etterprøvbart.