Transformer des opérations hospitality décentralisées en une tour de contrôle data-driven

Cette plateforme a été créée pour un prestataire hospitality opérant dans un réseau d’établissements partenaires (bars et restaurants). Le staff et les managers appartenaient au prestataire (et non aux établissements), rendant la supervision difficile malgré une gestion centrale nécessaire.

La solution est devenue un système unique pour : création établissements, onboarding managers/staff, planning hebdomadaire, présence géo-validée, checklists de conformité overseer-first, paie automatisée, règlements mensuels de partage de profits et inventaire live via un flux de commande type POS.

La main-d’œuvre était répartie sur de nombreux établissements, avec des employés du prestataire (pas du lieu). Cela créait un manque de visibilité : vérifier la présence, imposer la discipline opérationnelle et calculer correctement les coûts et partages était difficile.

Chaque établissement ayant des règles de règlement différentes, l’entreprise devait aussi disposer de rapports solides pour renégocier des contrats sur des données réelles, pas sur l’intuition.

Nous avons conçu un ERP full-stack comme une tour de contrôle : établissements, managers, staff, plannings, présences, commandes et règlements sont reliés dans un workflow cohérent.

Le système repose sur des règles applicables : présence géofencée, supervision manager et calculs automatisés de fin de mois pour une finance stable et défendable.

La présence a été rendue vérifiable. Le staff ne peut pointer que s’il est dans un rayon strict autour de l’établissement assigné pour la journée.

Pour éviter le travail sans supervision, un flow overseer-first impose que le manager se connecte en premier, confirmant qu’un superviseur est présent.

Au login du manager, une checklist pop-up apparaît, gérable depuis le back-office. Elle garantit la propreté, les équipements et les consommables avant le début du service.

Ces checklists instaurent une discipline répétable et peuvent être auditées ensuite si nécessaire.

Chaque employé est associé à un type de contrat (horaire ou journalier). Le moteur de paie lit les logs de présence géo-validés, calcule le temps et génère les résultats de paie mensuels.

Cela supprime le travail manuel répétitif et réduit les erreurs liées aux feuilles de calcul.

À la création d’un établissement, l’admin définit qui paie quels coûts (établissement vs prestataire) et configure l’accord de partage de profits. Trois modèles couvrent les contrats réels.

En fin de mois, le système calcule dépenses, TVA, profits et répartitions—produisant un détail clair de ce que chaque partie doit.

Nous avons construit un workflow de commande pour le staff sur site. Les commandes peuvent inclure des mélanges et saveurs personnalisés, et chaque commande déduit automatiquement les quantités correspondantes de l’inventaire.

L’inventaire distingue consommables (tabac/saveurs) et non-consommables (appareils/équipements), assurant une responsabilité complète.

La couche reporting a été conçue pour soutenir la décision. Le système produit des rapports par établissement, par employé, par région et sur l’inventaire afin de comprendre la rentabilité et la performance.

Ces insights servent à identifier les établissements déficitaires, imposer des améliorations et renégocier des contrats sur des données réelles.

En combinant présence validée, paie automatisée, règles de règlement structurées et inventaire temps réel, l’ERP a fait passer l’opérationnel d’un contrôle manuel à une maîtrise mesurable.

Le client peut désormais renégocier les contrats en confiance, car la rentabilité et la performance sont transparentes et défendables.